Por Mayo Educación Ejecutiva

Todos los proyectos de infraestructura, los llamados Proyectos de Ingeniería y Construcción (I&C), requieren de un contrato para gestionar los objetivos, problemas posibles, soluciones y resultados de estas actividades. La internacionalización de las empresas públicas y privadas, y las continuas inversiones en nuevos proyectos en países emergentes han hecho cada vez más normal el uso de diversos tipos de contrato, con más énfasis en los contratos estándar en los últimos años. En el caso de inversiones importantes, todos esperan el retorno de sus inversiones o que los beneficios del proyecto empiecen a generar en la sociedad cierre de brechas. Entonces, la correcta gestión de contratos de este tipo es necesaria para evitar los costos adicionales y asegurar los retornos. Para lograr esto, vamos a aprender qué requerimos de los contratos para Proyectos I&C.

Es importante recordar que el propósito esencial de la Gestión de Contratos en Proyectos I&C es la generación de valor, tanto de parte del Estado o del empresario. Para ello, nos especializamos en la Administración de contrato como finalidad última. Administración de contrato es un término que se utiliza para describir una variedad de responsabilidades en la gestión de las relaciones contractuales entre las partes. La base o el corazón de cada responsabilidad se encuentran en el contrato. Los términos del contrato definirán el proceso y los resultados necesarios de ese proceso. Por lo tanto, es fundamental para una administración eficaz del contrato, una comprensión completa del mismo. En ese sentido, es necesario definir y delimitar el papel del administrador de contrato y sus responsabilidades dentro de los procedimientos contractuales. Por esa razón, son indispensables los sistemas de presentación de informes para supervisar el cumplimiento del contrato, los cuales sirven como una interfase entre la administración de contrato y la gestión del proyecto. Finalmente, el control de los cambios y las reclamaciones del proyecto es una función fundamental en la administración de contratos.

Por ello, las alianzas estratégicas son indispensables para la ejecución de los proyectos. Proyectos de esta naturaleza son de una gran envergadura y los montos de inversión son de millones o billones de dólares. Entonces, es ineludible tener una Estructura Organizacional para la gestión de los contratos, lo cual implica contar con un Proyect Manager, un Administrador de contrato o un Jefe de Disciplinas si la realización del proyecto lo requiere. Por esta razón, las organizaciones que participan en la materialización de los proyectos requieren gestionar los riesgos del proyecto. En esa línea, la gestión de contratos implica ejercer Risk Management por los equipos de todos los actores. Algunos tipos de problemas frecuentes son:

• la entrega inoportuna de los terrenos en los cuales se realizará el proyecto
• las modificaciones de las áreas que son entregadas
• los cambios normativos que afectan al proyecto
• los retrasos por eventos de fuerza mayor o caso fortuito
  
  

Para asegurar que los contratos generen el valor esperado, el cliente (que puede ser tanto un privado como el Estado mismo) necesita contratistas que asuman los riesgos del proyecto, lo cual requiere varios tipos de subcontratos. Por esta razón, mientras más extenso el proyecto, más riesgos entraña y más compleja es la gestión de proyecto. Aunque los proyectos, en principio, son siempre beneficiosos para las partes, el cliente y el contratista pueden tener intereses independientes en cuanto al retorno esperado. La propia naturaleza del proyecto y del contrato hacen que las relaciones entre las partes, cliente y contratista se enturbien pudiendo llegar incluso a una disputa formal, debido a las reclamaciones que surgen a lo largo de la vida del proyecto. La mejor manera para evitar estas situaciones de disputa y terminar el proyecto con éxito es que ambas partes, cliente y contratista, estén familiarizadas con el tema de las reclamaciones, sus procedimientos y lo normal de las mismas en proyectos importantes.

La importancia de las pruebas y de la demostración de causa-efecto en las disputas nos permite decir que es improbable, por no decir imposible, que un cliente acepte una reclamación sin estar debidamente soportada y además probados los daños. Por eso, el contrato y sus documentos son los que definen las relaciones entre las partes y son la base para la justificación del derecho a la reclamación. En la mayoría de las veces, las disputas en caso de una reclamación se deben a una mala interpretación del contrato o a un mal entendimiento de este. Debemos tener en cuenta que, en los contratos, existen ciertas cláusulas (de cambios o Variaciones) que dan derecho a ser compensados en dinero y tiempo y, por lo tanto, nunca debemos enfocarlas como una reclamación. La palabra Reclamación (Claim) se usa más para aquellas situaciones que están en el límite de nuestros derechos, de acuerdo con el contrato. Por lo tanto, los profesionales involucrados en la gestión de contratos debemos estar preparados para plantear “claim” y atajar “claims”.